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Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes de la intranet

En esta sección podrás encontrar algunas de las preguntas más frecuentes y algunas indicaciones para la intranet de Contiper

Localizaciones: Que son, Creando la primera localización

Las localizaciones son el nucleo central de trabajo en Contiper. Una localización es una ubicación donde se van a realizar trabajos, por ejemplo, una comunidad de vecinos, un chalet de
un particular, un bar… Posteriormente, los trabajos se asignan a las localizaciones, así como los clientes, dando como resultado un control sobre donde hay que realizar qué trabajo y
para qué cliente.

 

Para crear una localización, deberemos acceder a su apartado correspondiente desde el menú lateral (Flecha 1) y, al acceder al listado de localizaciones, pulsar la pestaña
«Crear Localización» (Flecha 2) para mostrar el formulario que nos permita dar de alta nuevas localizaciones.

 

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Localizaciones: Creando localización, explicación de campos

Te explicamos brevemente los campos a tener en cuenta a la hora de crear la localización.

 

  • Código Registro: Este campo permitirá a los usuarios de la aplicación darse de alta en una localización concreta para ver sus trabajos. Este campo autogenera su valor, aunque puedes modificarlo (el código debe contener 8 caracteres)
  • Tipo de Localización y Tipo de Servicio: Estos campos son completamente informativos, puedes rellenarlos como prefieras o dejarlos vacios.
  • Mostrar horas de los trabajos realizados: En la aplicación móvil, según se configure esta opción, se mostrarán las horas a las que el empleado realizo los trabajos o se ocultarán.
  • Módulos de la localización: Este campo es informativo, aquí puedes marcar aquellos trabajos que se vayan a realizar en la localización.
  • Dirección de la localización: Este campo controla la marca del mapa. Introduce la dirección de la localización en el formato: Calle numero, localidad y al pulsar en «Comprobar Dirección» el mapa añadirá una marca en el lugar indicado. Ejemplo: C/ Reyes Católicos 7, Alicante
  • Notas Internas: Este campo es privado y solo será visible desde la intranet, aquí puedes apuntar cualquier cosa que quieras tener en cuenta de la localización.

Localizaciones: ¿Cómo funciona el botón de Comprobar Dirección?

Al trabajar con las localizaciones verás un botón debajo del mapa llamado «Comprobar Dirección». Al rellenar el campo «Dirección de la Localización», pulsar este botón comprobará la dirección configurada y, si la encuentra, añadirá una marca en el lugar exacto.

Localizaciones: Ya no trabajo en esta localización, ¿qué hago?

Cuando ya no trabajes en una localización, ponla de baja accediendo al listado de localizaciones y modificando su estado a «Baja», a partir de este momento dicha localización desaparecerá del listado de localizaciones activas y aparecerá en el Histórico de Localizaciones, dando de baja también sus trabajos asignados, pero conservando todos los datos de trabajos realizados. También impedirá el acceso a datos de la localización dentro de la aplicación móvil.

Localizaciones: El mapa no encuentra la dirección que le indico, ¿Qué puedo hacer?

Si al buscar una dirección, el mapa no puede encontrar la dirección exacta para marcar, puedes añadir una marca manualmente haciendo click sobre el mapa, simplemente escribe la dirección que quieras y haz click en el mapa, sin utilizar el botón de «Comprobar Dirección».

Localizaciones: La localización ha cambiado de cliente, ¿Y ahora?

Si la localización configurada (por ejemplo, Comunidad 1) cambia de cliente (por ejemplo, porque cambien de administrador), puedes acceder al listado de localizaciones y configurar un nuevo cliente.

El nuevo cliente configurado podrá ver los trabajos en proceso de la localización, pero no los trabajos finalizados.

Clientes: Creando clientes, explicación de campos

Te explicamos brevemente los campos a tener en cuenta a la hora de crear un cliente

 

  • Nombre Empresa: Si el cliente pertenece a una empresa, puede indicarlo aquí, si no es el caso, puede dejar el campo vacio
  • Email: Este campo es importante (aunque no obligatorio) ya que, será el email que se utilice en el botón de «Notificar incidencia al Cliente» (siempre que esté configurado)
  • Usuario/Nick: Nombre que se utilizará para iniciar sesión en la aplicación Móvil
  • Localizaciones del cliente: Seleccione la o las localizaciones a las que pertenece el cliente (si no hay localizaciones creadas, el selector estará vacio).
  • Permisos del cliente: Las acciones que se le permite realizar en la aplicación móvil.

Clientes: Tipos de Cliente

Hay 4 tipos de clientes diferentes: Administrador, Cliente, Presidente y Responsable.

Administrador y Cliente se refieren al cliente final de la localización, mientras que presidente y responsable hacen referencia a la persona encargada de la localización. Por otro lado, un Administrador/Cliente puede ser asignado a varias localizaciones, mientras que un Presidente/Responsable solo podrá asignarse a una localización.

Clientes: Un cliente ha olvidado su contraseña, ¿qué hago?

Los clientes disponen de una opción de recuperar la contraseña desde la aplicación móvil, introduciendo su email (debe estar registrado en el sistema), se le enviará  un correo con los pasos a seguir para recuperar la contraseña. Por otro lado, los empleados con acceso a la intranet pueden modificar el acceso de los clientes, pudiendo modificar manualmente la contraseña.

Clientes: ¿Tienen algún tipo de acceso a la intranet?

NO, Los clientes acceden únicamente a la aplicación, la intranet es exclusivamente para empleados.

Empleados: Tipos de Empleado

Existen 3 tipos de empleados que se pueden crear:

 

  • Administrativo: Puede acceder a la intranet y gestionar los diversos apartados. No puede modificar los datos del administrador.
  • Técnico: Son los empleados que acceden a la aplicación y los que realizan los trabajos.
  • Almacenero: Tiene un acceso a la intranet exclusivamente para gestión de los materiales.

Empleados: Uno de mis empleados no recuerda su acceso, ¿qué hago?

Al igual que con los clientes, los empleados disponen de una opción para recuperar la contraseña a través del correo registrado, no obstante también se puede modificar su acceso a mano desde el apartado «Empleados».

Incidencias – Qué es el configurador de trabajos

La opción de «Configurar trabajos» permite crear trabajos genéricos que los empleados repiten muchas veces, por ejemplo «Revisión del buen funcionamiento del equipo»,
de tal forma que cuando el empleado esté trabajando la incidencia y deba poner que trabajo a realizado, podrá elegir este trabajo directamente de un selector de trabajos
sin escribir ni una palabra.

 

Puedes acceder al configurador de trabajos para crear o modificar trabajos preconfigurados. Desde el menú lateral, despliega el apartado Incidencias y accede a
Configurar Trabajos (Flecha 1).

 

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Incidencias – Como funcionan

Las incidencias son trabajos específicos que se realizan una vez, como por ejemplo, una rotura en una fachada, un cambio de luces, una reparación…

El cliente podrá ver desde la aplicación el estado de la incidencia y realizar un seguimiento de la gestión, así como reclamar una incidencia que no se haya tratado correctamente, mientras que los empleados podrán gestionar la incidencia e ir detallando los trabajos realizados, problemas encontrados o materiales utilizados durante la incidencia.

Desde la intranet, se podrá notificar directamente la incidencia al correo registrado del cliente, generando un email personalizado con la información de la incidencia y los documentos adjuntos que pudiera tener.

Incidencias – Información disponible en el listado de incidencias

Al consultar los datos de una incidencia en su listado, se mostrarán en la parte inferior de la vista un mapa con la ubicación de la incidencia, y más abajo un apartado con la información de la incidencia, imágenes adjuntas, los trabajos que se han realizado en esa incidencia en concreto y los gastos de materiales realizados.

 

Para acceder a la información de una incidencia, primero deberás acceder al listado de incidencias (Flecha 1) y, a continuación, pulsar sobre el botón con el icono de editar situado en la última columna (Flecha 2):

 


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Al desplegar la información de una incidencia, verás un mapa con su ubicación y, en el apartado “Datos de la Incidencia” (Flecha 1) verás las 4 pestañas que te permitirán consultar toda la información de la incidencia (Flecha 2):

 


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Partes de trabajo: Explicación de los estados

Excepto para las incidencias, el resto de partes de trabajo tienen los mismos estados, que son:

 

  • Activo: El trabajo debe realizarse con normalidad
  • En proceso: Uno de los empleados está en este momento geolocalizado y trabajando en ese parte de trabajo.
  • Baja: El trabajo ya no se realiza.

 

Los estados Activo y En proceso se gestionan automáticamente, de forma que cuando el empleado marca la entrada a un trabajo, este pasa a «En proceso», y cuando marca la salida, el trabajo pasa a «Activo». Para dar de baja los trabajos deberá hacerse de forma manual.

Partes de trabajo: ¿Debo generar un nuevo parte de trabajo cada vez que tenga que hacer una limpieza o medición?

NO, Excepto las incidencias, el resto de partes de trabajo (mediciones, limpiezas, jardinería…) están planteados para actuar como partes “madre” de los trabajos, es decir, cuando tengas, por ejemplo, un trabajo de Jardinería en una localización, crearías el parte de trabajo de Jardinería para la localización con los detalles del trabajo a realizar, posteriormente, tus empleados acudirán a realizar los trabajos, que se guardarán como “trabajos realizados” en el parte de Jardinería creado para la localización, teniendo como referencia el número de parte creado (Por ejemplo, JAR000001) podrás consultar los trabajos que se han realizado en el parte de trabajo.

 

Pongamos por ejemplo que queremos crear un parte para trabajos de Jardinería en la Localización 1. Para ello accederíamos al listado de trabajos de Jardinería (Flecha 1) y nos dirigiríamos a la pestaña «Nuevo trabajo» (Flecha 2):

 

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Tras acceder al formulario para dar de alta un nuevo parte de Jardinería, configuraríamos los datos según nuestras necesidades y terminaríamos haciendo click en el botón «Crear» para generar el nuevo parte de trabajo. En la siguiente captura podemos ver los campos importantes del parte con unos datos de ejemplo:

 

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Podemos comprobar que el parte se ha creado correctamente accediendo a la pestaña «Listado Partes Trabajo» (Flecha 1), lo que actualizará el listado y nos mostrará nuestro nuevo parte (Flecha 2):

 

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Por último, podremos comprobar los trabajos realizados accediendo al Histórico de Trabajos (Flecha 1), pulsando sobre el botón de ver los registros (Flecha 2) se nos mostrarán en una tabla los trabajos que nuestros empleados han ido realizando desde la app (Flecha 3):

 

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Partes de trabajo: ¿Puedo asignar más de un empleado a un mismo parte de trabajo?

Si, Actualmente Contiper permite asignar 2 empleados por cada parte de trabajo o Incidencia.

Partes de trabajo: ¿Contiper me permite generar algún tipo de informe de mis trabajos?

SI, Contiper te permite generar pdfs  de los trabajos realizados personalizados con el logo de tu empresa. Hay 2 tipos de informes que puedes generar en Contiper:

 

  • Informe de Analíticas realizadas: Puedes generar informes en pdf de las analíticas que han realizado tus empleados, estos informes se generan sobre una analítica en concreto. Para ello, accede al Histórico de Analíticas (Flecha 1) y pulsa el botón para consultar los trabajos realizados en una Analítica (Flecha 2), verás una tabla con los registros de analíticas realizadas, si consultas los datos de cualquier registro (Flecha 3) verás abajo del todo los botones para generar el informe sobre esa Analítica.

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  • Informe de Trabajos realizados (para Limpiezas de Piscina,  Limpiezas de Edificio y trabajos de Jardinería): Puedes generar informes en pdf de los trabajos realizados entre 2 fechas que selecciones. Para ello, accede al histórico de la sección correspondiente (como ejemplo usaremos jardinería, Flecha 1)  y pulsa el botón para consultar los trabajos realizados en el parte de trabajo (Flecha 2), verás una tabla con los trabajos realizados en ese parte de trabajo, y abajo del todo las opciones para poder generar el informe en pdf (Flecha 3):


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Partes de trabajo: ¿Cómo puedo personalizar los informes en PDF?

Puedes generar informes personalizados de tus trabajos configurando el logo y los datos de tu empresa, para esto, deberás acceder al apartado “Mi empresa”.

 

Para acceder a «Mi empresa» y configurar el logo, accede al apartado desde el menú lateral (Flecha 1) y verás la sección desde donde modificar los datos relativos a tu empresa. Puedes configurar los datos de tu empresa en la parte izquierda, y el logo de tu empresa en la parte derecha (Flecha 2). En la parte derecha también dispondrás de información referente a la suscripción en Contiper.

 


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Partes de trabajo: ¿Me permite Contiper conocer el coste de personal y materiales en una localización o trabajo?

SI, Contiper te permite conocer las horas que han invertido tus empleados en un trabajo concreto, los materiales que se han utilizado o el coste de los mismos (siempre que el coste de cada material esté configurado).

Partes de trabajo: ¿Me avisa Contiper de alguna forma cuando se abre una nueva incidencia?

SI, Contiper te enviará un correo cada vez que un cliente o un técnico (desde la aplicación móvil) abran una incidencia.

El correo llegará a la dirección de correo para incidencias configurada en el apartado “Mi empresa”.

Consulta de los trabajos realizados: Donde consultar los registros

Para consultar los registros de un trabajo, deberás acceder al apartado «Histórico» del tipo de trabajo que busques (mediciones, limpiezas…) y localizar el trabajo utilizando los filtros disponibles (puedes buscarlo por cliente, número de trabajo, titulo…) .

Una vez localizado, haz click en el botón para consultar los datos del trabajo, momento en el que se mostrará un botón para poder consultar los registros de dicho trabajo.

Consulta de los trabajos realizados: ¿Y si quiero saber que ha hecho un empleado?

Puedes consultar donde y cuando ha estado un empleado, además del trabajo que estaba atendiendo desde el apartado «Registros Empleados».

 

Para ver los registros de los empleados, accede desde el menú lateral (Flecha 1) a la vista y, a continuación, utiliza los filtros de la parte izquierda (Flecha 2) para
poder buscar los registros de un empleado entre dos fechas. El mapa se llenará con una marca por cada vez que haya entrado o salido de hacer un trabajo, y debajo podrás ver
una tabla con información de los distintos tipos de trabajos y la localización que visitó.

 


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Módulos de Trabajos: Si mi empresa solo realiza limpiezas e incidencias, ¿puedo prescindir del resto de partes de trabajo?

SI, Contiper está hecho para adaptarse a tus necesidades, permitiendo habilitar o deshabilitar los distintos tipos de trabajo según se requiera. Los trabajos deshabilitados no aparecerán en el menú ni se podrá acceder a ellos, únicamente a los trabajos habilitados.

 

 

Preguntas frecuentes de la Aplicación Móvil

En esta sección podrás encontrar algunas de las preguntas más frecuentes y algunas indicaciones para la Aplicación Móvil de Contiper

Empleados: ¿Pueden darse de alta ellos mismos?

No, en ningún caso. Los empleados siempre serán dados de alta por una persona con acceso a la intranet.

Empleados: ¿Qué pueden ver desde la aplicación?

En la aplicación de los empleados hay disponibles las secciones:

  • Trabajos: Desde esta sección podrán realizar los distintos trabajos que tengan asignados.
  • Materiales: Desde esta sección podrán solicitar materiales para las diversas localizaciones en las que trabaje el empleado, así como consultar el histórico de materiales utilizados en dicha localización, tanto los usados por él como los que han usado sus compañeros.
  • Abrir aviso: Los empleados podrán abrir incidencias para las localizaciones en las que trabajen.
  • Documentos: Por ejemplo, Normativas, indicaciones para empleados, manuales de instrucciones…

La información que muestra la aplicación de los empleados se gestiona exclusivamente desde la intranet.

Empleados: Si deshabilito secciones de trabajo, como jardinería, ¿les aparecerá a los empleados?

NO, las secciones de trabajos deshabilitadas (Limpiezas, Jardineria, Incidencias…) no aparecerán en los menús de los empleados, solo aparecerán las secciones en uso.

Empleados: Mis empleados no están recibiendo las notificaciones push, ¿a que puede deberse?

Las notificaciones push deben activarse desde la aplicación, para ello:

 

Accede a «Mi cuenta» desde el menú principal (Flecha 1) y verás las opciones configurables de la cuenta, entre las que se encuentra la opción de «Recibir Push» en ese dispositivo móvil (Flecha 2). Comprueba que dicha opción esté activada para poder recibir las notificaciones push correctamente.

 


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Empleados: Mi empleado ha cambiado de móvil y ahora no recibe push

Si el empleado tenía activadas las notificaciones push en un móvil distinto, deberá volverlas a activar en el nuevo para actualizar el dispositivo móvil que recibirá las notificaciones push.

Empleados: ¿Hay alguna opción para configurar un inicio de sesión automático y no tener que introducir el usuario y contraseña cada vez que vayan a trabajar en la aplicación?

SI, se puede configurar la opción de Inicio Automático dentro de la aplicación, accediendo a “Mi cuenta” desde el menú principal (Flecha 1) y activando la opción “Inicio Automático” (Flecha 2). A partir de ese momento, cuando el empleado abra la aplicación, automáticamente iniciará sesión con su usuario.

 

 


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Empleados: ¿Qué es la geolocalización y los check-in y check-outs?

La geolocalización es una funcionalidad de Contiper que permite al empleado indicar cuando entra a realizar un trabajo o cuando sale, junto con su posición. Al ir a atender un trabajo, el empleado deberá realizar un registro de comienzo de trabajo (check-in) de la misma forma que en algunos trabajos se registra la hora de entrada. De igual forma, cuando el empleado termine de atender el trabajo, deberá marcar su salida (o check-out), lo que después se podrá consultar desde la intranet.

Empleados: A algunos de mis empleados no les permite geolocalizar correctamente, ¿Qué puede pasar?

Para utilizar la funcionalidad de la geolocalizacion, es necesario tener activada la opción de “Ubicación” en el teléfono móvil.

Empleados: Le he asignado una incidencia a mi empleado pero no le aparece, ¿Por qué?

Las incidencias que se muestran al empleado son aquellas que necesitan ser atendidas, de tal forma que, por ejemplo, una incidencia cancelada o resuelta ya no le aparecerá al empleado. Comprueba que la incidencia esté en un estado que se considere de trabajo.

Los estados de las incidencias en que aparecerán a los empleados son: *VERIFICAR ESTADOS*

Empleados: He enviado un mensaje privado a mi empleado, ¿Puedo saber si lo ha leído?

SI, Cuando el empleado abre el mensaje desde la aplicación móvil para leerlo, este queda marcado como “Leído”, lo cual se refleja en la vista “Mensajes” dentro de la intranet.

Clientes: Llevo el mantenimiento de una comunidad y quiero que los vecinos puedan ver el trabajo que realizamos

Cuando das de alta una localización desde la intranet, se le asigna un código a esa localización.

Puedes facilitar el código en la comunidad (o localización) y, con ese código podrán darse de alta como vecinos en la aplicación, permitiéndoles ver los trabajos que se han realizado.

Clientes: He facilitado un código de registro pero me he equivocado escribiéndolo, ¿Cómo puedo arreglarlo?

Desde la intranet puedes modificar el código de registro de una localización, la única condición es que dicho código no esté ya registrado en otra localización.

 

Para ello, accede al Listado de Localizaciones desde el menú lateral (Flecha 1) y pulsa el botón para mostrar los datos de la localización que necesites (Flecha 2), se desplegará el formulario con toda la información de la localización, donde podrás modificar el código de registro de la misma (Flecha 3). Cuando hayas configurado el código correcto pulsa sobre el botón «Modificar Datos» que hay al final del formulario para guardar los cambios.

 


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Clientes: He facilitado el código en una comunidad pero ya no llevo su mantenimiento y hay varios vecinos registrados, ¿Qué hago ahora?

Puedes informar a todos los vecinos simultáneamente de que ya no llevas el mantenimiento y vas a retirar el acceso a la aplicación enviando un mensaje desde la intranet (se puede enviar un mensaje a una localización, y este llegará a todos los vecinos registrados).  Por ejemplo, puedes generar un aviso de que en X días cerrarás el acceso a los vecinos. Posteriormente puedes configurar la localización al estado “De baja” y ya no podrán consultar sus trabajos.

 

Para enviar un mensaje a todos los vecinos de una localización, accede al apartado Mensajes desde el menú lateral (Flecha 1) y crea un nuevo mensaje (Flecha 2), en el selector «Tipo de Destinatario» selecciona «Localización» y se cargarán el listado de localizaciones activas, donde podrás elegir a que localización quieres mandar el mensaje.

 


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Clientes: Tengo varios clientes a los que les llevo más de una localización, ¿deben tener un usuario distinto para cada localización si quieren utilizar Contiper para ver los trabajos que realizo?

NO, un cliente del tipo “Cliente” o “Administrador” puede tener asignadas varias localizaciones y consultarlas todas desde el mismo usuario.

Clientes: ¿Se pueden gestionar los permisos de los clientes?

Si, excepto para los vecinos (que solo pueden consultar información, en ningún caso abrir o reclamar trabajos) para el resto de clientes puedes configurar las opciones:

 

  • Crear Incidencias
  • Ver Incidencias
  • Reclamar Incidencias

Clientes: Llevo una comunidad en la que estoy gestionando trabajos, pero han cambiado de administrador y no quiero seguir enviando la información al anterior administrador, ¿Qué hago?

Excepto las incidencias (que tienen un tratamiento especial), el resto de trabajos no tienen cliente asignado, sino localización, por lo que cuando actualices el cliente de la localización, automáticamente será el nuevo cliente y no el antiguo quien verá los trabajos. Las incidencias SI HAY QUE RE-ASIGNARLAS MANUALMENTE, al menos las que sigan activas (las incidencias cerradas no son visibles desde la aplicación).

Clientes (Administradores y Clientes): ¿Para qué es la opción “Confirmar” del menú?

La opción Confirmar del menú permite al Cliente o Administrador de la localización aceptar o rechazar incidencias en su localización. Imagina que uno de tus empleados va a realizar un trabajo al chalet del cliente Particular 1, y cuando está en mitad del trabajo, detecta que se ha roto un elemento que necesita ser reparado. Dicho empleado puede abrir una incidencia en esa localización, la cual se notificará al cliente a través de la app una vez se apruebe desde la intranet y, cuando el cliente sea notificado, puede aceptar su gestión o rechazarla.

 

Para confirmar una incidencia, el cliente deberá acceder al apartado «Confirmar» en el menú principal (Flecha 1), a continuación verá un listado de incidencias pendientes de aprobación, para poder ver los detalles de una incidencia pulsaremos sobre ella (Flecha 2), lo cual nos mostrará los datos de la misma en una nueva vista en la que se podrá confirmar o cancelar la actuación sobre la incidencia (Flecha 3):

 


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Clientes: Uno de mis clientes me indica que ha perdido el móvil y no quiere que puedan ver su información en Contiper, ¿Qué puedo hacer?

Si se presenta un caso como este, en el que el cliente tiene el inicio de sesión automático pero ha perdido el móvil, basta con modificar los datos de acceso del cliente (usuario y/o contraseña). La función del inicio automático intentará volver a iniciar sesión con los datos guardados en el dispositivo y fallará al no coincidir con los nuevos datos configurados.

Empleados y Clientes: Documentación a compartir

Recuerda que desde la aplicación de Contiper puedes compartir diversos documentos con empleados, clientes y localizaciones.

Esto es muy útil cuando, por ejemplo, quieres compartir con todos tus empleados un documento concreto, como normativas o pautas de trabajo.

De igual forma, puedes compartir documentos con clientes (como presupuestos, informes, catálogos de productos usados en su localización…) o localizaciones enteras (por ejemplo, compartir una normativa de uso de piscina en una comunidad).